Politica sulla protezione dei dati personali di OpenWay
1. CHI È RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI?
Le persone giuridiche del gruppo OpenWay a cui si applica questa politica di protezione dei dati personali sono:
OpenWay Europe SA, con sede legale presso AXISPARC Business Centre, Rue Emile Francqui 3, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgio, numero società BE0475.304.156.
OpenWay Technologies S.r.l., una società a responsabilità limitata costituita a Cipro, numero di registrazione della società 134653, con sede legale in 9 Archbishop Makarios III Avenue, Severis Building, 6th Floor, 1065 Nicosia, Cipro.
OpenWay Systems S.r.l., Livello 5, ufficio 2, Portomaso Business Tower, St. Julians, STJ 4011, Malta.
OpenWay Holding S.r.l., Livello 5, ufficio 2, Portomaso Business Tower, St. Julians, STJ 4011, Malta.
OpenWay Italy Srl, Via Ceresio 7 – 20154 Milano, Italy.
2. QUAL È L’AMBITO DI APPLICAZIONE DELLA PRESENTE POLITICA SULLA PRIVACY?
La presente Privacy Policy si applica al trattamento dei dati personali da parte di OpenWay di
clienti e potenziali clienti e i loro rappresentanti;
visitatori e utenti del sito Web, delle applicazioni e delle pagine dei social media di OpenWay;
partecipanti agli eventi OpenWay;
abbonati alle pubblicazioni, newsletter e webinar OpenWay;
visitatori delle strutture OpenWay;
candidati; e
fornitori e partner commerciali e i loro rappresentanti.
3. COME OPENWAY RACCOGLIE I DATI PERSONALI?
OpenWay raccoglie i vostri dati personali nei seguenti casi, tra cui:
quando ci contattate direttamente, verbalmente, per telefono tramite il servizio clienti, per iscritto tramite moduli d'ordine, e-mail o SMS, digitalmente tramite moduli elettronici o tramite il nostro sito Web, o quando utilizzate i social media per contattarci;
quando ordinate un prodotto o servizio OpenWay;
quando vi iscrivete a una delle nostre newsletter o webinar, quando rispondete alle nostre campagne di marketing, partecipate a un sondaggio, un test o un concorso, o semplicemente ci chiedete informazioni;
quando esprimete interesse, vi iscrivete o partecipate a un evento OpenWay;
quando visitate i nostri siti Web o le pagine dei social media;
quando ci date il vostro biglietto da visita (es. ad un evento, durante una riunione); o
quando riceviamo i vostri dati personali attraverso altre fonti, ad esempio dall'organizzazione in cui lavorate, riferimento di terze parti anche all'interno del gruppo OpenWay; siti di social media e altri siti Internet pubblici, come Linkedin; e fonti pubbliche come elenchi telefonici, giornali, siti Internet, elenchi di marketing disponibili in commercio, registri o documenti pubblici.
4. QUALI DATI PERSONALI POSSONO ESSERE RACCOLTI?
Le parti specifiche di informazioni su di voi che OpenWay può raccogliere ed elaborare a seconda della vostra interazione con OpenWay, includono:
nome e indirizzo fisico, indirizzi e-mail e numeri di telefono;
fotografie o video che vi identificano e testimonianze;
dati aziendali come il nome, le dimensioni e l'ubicazione dell'azienda per cui lavorate e il vostro ruolo all'interno dell'azienda, nonché informazioni aziendali pubblicamente disponibili e attività associate ai dati aziendali;
se disponete di un account online o di un membro, credenziali di accesso e simili e informazioni sull'utilizzo;
quando collegate il vostro account OpenWay al vostro profilo LinkedIn o Facebook, raccogliamo informazioni dal vostro profilo, inclusa la fotografia del vostro profilo;
informazioni pubblicamente disponibili, come post sui social media;
registrazione delle chiamate e dati della trascrizione della chat da chiamate di vendita e assistenza clienti, nonchè sessioni o interviste di chat dal vivo;
registrazione di eventi (foto, video, audio);
5. PER QUALI SCOPI UTILIZZIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
I vostri dati personali potranno essere utilizzati per diverse finalità, tra cui:
messa a disposizione di informazioni richieste;
partecipazione a transazioni con clienti, fornitori e partner commerciali ed elaborazione di ordini per prodotti e servizi di OpenWay;
comunicazione con te, ad esempio, per comunicare dettagli su eventi o webinar;
analisi, ricerca e conduzione di sondaggi per aiutarci a migliorare i nostri siti Web, app, prodotti e servizi;
invio di materiale di marketing relativo ai nostri servizi e prodotti che potrebbero essere di interesse e per promuovere la nostra attività e il nostro marchio;
gestione tecnica e funzionale del nostro sito Web e della nostra app, esame di eventuali reclami e offerta di un'esperienza migliore e più personalizzata del nostro sito Web e delle nostre app;
gestione di sicurezza e di funzionamento dei nostri siti Web, app, strutture e sistemi;
concessione della possibilità di partecipare ai nostri eventi o qualsiasi altro progetto di marketing;
marketing tramite l'uso di fotografie, video e altri contenuti;
concessione di registrazioni di determinate sessioni ai contatti commerciali interessati, partecipanti e online tramite il nostro sito Web o i siti di social media OpenWay;
possibilità di accesso ai vostri account OpenWay online su tutti i dispositivi;
amministrazione delle iscrizioni a pubblicazioni, newsletter e webinar OpenWay.
6. QUAL È LA BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI?
Trattiamo i vostri dati personali solo se esiste una base legale per farlo, incluso se:
abbiamo bisogno dei vostri dati personali per stipulare ed eseguire il nostro contratto con voi o l'azienda per cui lavorate e per fornire il prodotto e i servizi a voi o all'azienda in cui lavorate;
abbiamo il vostro consenso. Laddove ci basiamo sul vostro consenso, avete il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro contattandoci.
è necessario per adempiere a qualsiasi obbligo legale o regolamentare a cui siamo soggetti;
elaboriamo i vostri dati personali per il nostro legittimo interesse o quello di terzi, laddove ciò sia in equilibrio con il vostro diritto alla privacy. Abbiamo un legittimo interesse commerciale a:
gestire e promuovere la nostra attività e il nostro marchio;
fornire e migliorare i nostri prodotti e servizi, siti Web, app;
gestire la nostra attività;
monitorare, indagare e segnalare eventuali tentativi di violazione della sicurezza dei nostri sistemi informatici e del nostro sito Web;
condividere alcuni dei vostri dati personali con altre società del gruppo OpenWay;
redigere report anonimi e aggregati per uso interno ed esterno;
garantire la sicurezza delle attività e degli incontri.
7. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'INTERNO DEL GRUPPO OPENWAY E A TERZI
I dati sono trasmessi alle seguenti società, se corrispondono ai requisiti necessari della normativa sulla protezione dei dati:
a società del gruppo OpenWay al fine di trattare i dati per le finalità sopra indicate;
quando abbiamo il vostro consenso o autorizzazione a farlo;
a terzi che lavorano per nostro conto per fornire assistenza o mantenere database di contatti commerciali e altri sistemi IT, come i fornitori dei sistemi IT che utilizziamo per elaborare le informazioni personali;
a terze parti che ci forniscono servizi che hanno la necessità di accedere alle vostre informazioni, come i nostri consulenti professionali (es. revisori dei conti e avvocati) o terze parti che organizzano i nostri eventi (es. viaggio e alloggio);
per rispondere a legittime richieste delle pubbliche autorità;
in conformità alla legge applicabile, nel caso in cui OpenWay venga fusa, venduta o in caso di trasferimento di alcuni o tutti i nostri beni (anche in caso di fallimento), o in caso di un altro cambiamento aziendale in relazione a tale transazione , o per effettuare la revisione che precede tale transazione in relazione a tali operazioni.
8. COME PROTEGGIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
Utilizziamo varie misure di sicurezza come strumenti di crittografia e autenticazione in linea con lo sviluppo tecnologico moderno per proteggere e mantenere la sicurezza, l'integrità e la disponibilità dei vostri dati.
Non è possibile garantire una protezione del 100% contro l'accesso non autorizzato in caso di trasferimento di dati attraverso Internet o un sito Web, ma noi e i nostri fornitori di servizi e partner commerciali facciamo del nostro meglio per proteggere i vostri dati personali in conformità alle normative vigenti in materia di protezione dei dati mediante misure di sicurezza fisiche, elettroniche in linea con lo sviluppo tecnologico moderno. Tra le altre cose, utilizziamo le seguenti misure:
Controllo degli accessi fisici: misure tecniche e organizzative per impedire a persone non autorizzate di accedere ai sistemi di elaborazione dati disponibili presso i locali e le strutture (inclusi database, server applicativi e relativo hardware), dove vengono trattati i dati personali;
Controllo degli accessi virtuali: misure tecniche e organizzative per impedire l'utilizzo dei sistemi informatici da parte di soggetti non autorizzati;
Controllo dell'accesso ai dati: misure tecniche e organizzative per garantire che le persone autorizzate a utilizzare un sistema di elaborazione dati accedano solo a tali dati personali in conformità ai loro diritti di accesso e che i dati personali non possano essere letti, copiati, modificati o cancellati senza autorizzazione;
Controllo della divulgazione: misure tecniche e organizzative per garantire che i dati personali non possano essere letti, copiati, modificati o cancellati senza autorizzazione durante trasmissione, trasporto o conservazione elettronica su supporti di memorizzazione (manuali o elettronici) con la possibilità di verifica a quali aziende vengono divulgati i dati personali di entità giuridiche;
Controllo accessi: misure tecniche e organizzative per monitorare se i dati sono stati inseriti, modificati o rimossi (cancellati) dai sistemi informatici e da chi sono stati inseriti, modificati o rimossi (cancellati);
Controllo della disponibilità: misure tecniche e organizzative per garantire che i dati personali siano protetti contro la distruzione o la perdita accidentale (fisica/logica).
9. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
Conserveremo le vostre informazioni personali per tutto il tempo necessario a soddisfare le finalità per le quali i dati sono stati raccolti, a seconda della base giuridica per la quale tali dati sono stati ottenuti e/o se ulteriori obblighi legali/normativi impongano di conservare le vostre informazioni personali.
In termini generali, ciò significherà che i vostri dati personali saranno conservati per la durata del nostro rapporto con voi e:
il periodo previsto dalla normativa fiscale e societaria;
i dati personali saranno utilizzati per l'adempimento di un contratto: per adempiere agli obblighi contrattuali, i dati da voi acquisiti possono essere conservati per tutto il tempo in cui il contratto è in vigore e - a seconda della natura e dell'oggetto del contratto - per 10 anni oltre tale data al fine di rispettare i requisiti legali per la tenuta dei registri e per garantire chiarimenti su eventuali domande o reclami dopo la fine del contratto;
i dati personali saranno utilizzati per la valutazione dei reclami: i dati che a nostro avviso saranno necessari per valutare e scongiurare reclami nei nostri confronti o per avviare o far valere i reclami nei vostri confronti, noi o terzi, possono essere da noi conservati fino a quando potrebbe essere avviato un procedimento corrispondente. Questa sarà generalmente la durata del rapporto più la durata di qualsiasi termine di prescrizione applicabile ai sensi delle leggi locali.
10. A CHI CONCEDIAMO L'ACCESSO INTERNAZIONALE AI VOSTRI DATI PERSONALI E COME GARANTIAMO LA PROTEZIONE?
OpenWay è un'azienda che opera a livello globale. Potremmo trasferire i dati personali ad altre società del gruppo OpenWay o fornitori di servizi da noi incaricati, al di fuori del vostro paese. OpenWay adotterà tutte le misure ragionevoli per garantire che i dati personali siano protetti e qualsiasi trasferimento di questo tipo sia conforme alla legge applicabile.
Se i dati personali sono trattati in paesi al di fuori dello Spazio economico europeo, OpenWay utilizza le clausole contrattuali standard dell'UE, comprese le misure tecniche e organizzative adeguate al fine di garantire che i vostri dati personali siano trattati secondo gli stessi standard europei di protezione dei dati.
11. DIRITTI DELLE PERSONE COLPITE
Di seguito sono riepilogati i diritti che avete in determinate circostanze in relazione ai vostri dati personali.
Qualora riceviamo una richiesta di applicazione di uno di questi diritti, forniremo informazioni sull'azione che intraprendiamo in base alla richiesta senza indebito ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine può essere prorogato di altri due mesi in determinate circostanze, ad esempio quando le richieste sono complesse o numerose.
I dati saranno forniti gratuitamente, salvo che le richieste siano palesemente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo. In queste circostanze potremmo addebitare una tariffa ragionevole o rifiutarci di dare seguito alla richiesta. Ti avviseremo di eventuali costi prima di procedere con una richiesta.
Una richiesta dovrebbe includere informazioni di verifica dell'identità appropriate (come nome, indirizzo, indirizzo e-mail o altre informazioni ragionevolmente richieste). Potremmo chiedervi ulteriori informazioni per verificare la vostra identità prima di eseguire una richiesta.
Laddove non eseguiamo una richiesta, vi informeremo senza indugio entro un mese dal ricevimento della richiesta, fornendo le nostre ragioni per non intraprendere l'azione richiesta.
Diritto all'informazione:
Potete chiederci informazioni in merito a qualsiasi vostro dato che conserviamo ed in ogni momento. Questa informativa riguarda, tra l'altro, le categorie di dati che trattiamo, per quale finalità li elaboriamo, l'origine della provenienza dei dati, se sono stati acquisiti direttamente da voi o meno, i destinatari a cui abbiamo inviato i vostri dati. Potete ottenere da noi gratuitamente una copia dei vostri dati. Se siete interessati a copie aggiuntive, ci riserviamo il diritto di addebitare le copie aggiuntive.
Diritto alla correzione:
Potete richiedere la correzione dei vostri dati. Adottiamo misure appropriate in modo che i vostri dati che elaboriamo continuamente siano corretti, completi e aggiornati, sulla base delle ultime informazioni a nostra disposizione.
Diritto alla cancellazione:
Potete richiedere la cancellazione dei vostri dati a condizione che i requisiti legali siano stati rispettati. Questi casi potrebbero essere seguenti:
i dati non sono più necessari nei riguardi delle finalità per le quali sono stati acquisiti o altrimenti trattati;
la revoca da parte vostra del consenso al trattamento o al trasferimento dei vostri dati personali basato sul consenso (ciò non pregiudicherà tuttavia la liceità delle precedenti attività di trattamento), e se non esiste altra base giuridica per il trattamento;
vi opponete al trattamento dei vostri dati poiché non vi sono motivi legittimi per il trattamento o vi opponete al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto;
i dati sono stati trattati illecitamente.
Esistono anche alcune eccezioni in cui possiamo rifiutare una richiesta di cancellazione, ad esempio quando i dati personali sono necessari per adempiere a un obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Diritto alla limitazione del trattamento:
Potete richiedere di limitare il trattamento dei vostri dati se:
contestate la correttezza dei dati - per il periodo di tempo dobbiamo verificare la correttezza dei dati;
il trattamento è illegale ma non desiderate che i vostri dati vengano cancellati e richiedete invece una limitazione di utilizzo;
non abbiamo più bisogno dei vostri dati, ma avete bisogno dei dati per far valere, esercitare o difenderci da azioni legali;
avete presentato opposizione al trattamento, anche se non è stato ancora deciso se i nostri motivi legittimi prevalgano sui vostri.
Diritto alla portabilità dei dati:
Su vostra richiesta, trasferiremo i dati che ci avete fornito – se tecnicamente possibile – ad altro soggetto responsabile. Tuttavia, questo diritto si applica solo se il trattamento dei dati si basa sul vostro consenso o se necessario per adempiere a un contratto. Invece di ricevere una copia dei vostri dati, potete chiedere l’invio dei dati direttamente ad altro soggetto responsabile da voi specificato.
Diritto di opposizione:
Potete opporvi al trattamento dei vostri dati in qualsiasi momento per motivi che derivano dalla vostra situazione particolare, a condizione che il trattamento dei dati sia basato sul vostro consenso o sul nostro legittimo interesse o su quello di terzi. In questo caso, non elaboreremo più i vostri dati. Quest'ultimo non si applica se siamo in grado di dimostrare che esistono motivi convincenti e giustificabili per il trattamento e che prevalgono sui vostri interessi o se abbiamo bisogno dei vostri dati per far valere, esercitare o difenderci da rivendicazioni legali.
Reclami alle autorità di vigilanza
OpenWay prende molto sul serio le vostre riserve ed i vostri diritti. Tuttavia, se ritenete che non abbiamo trattato adeguatamente i vostri reclami o le vostre riserve, avete il diritto di presentare un reclamo alle autorità responsabili della protezione dei dati.
In caso di domande sull'utilizzo dei dati personali o se desiderate esercitare uno dei diritti di cui sopra, potete contattarci all'indirizzo:
OpenWay Europe SA
AXISPARC Business Centre
Rue Emile Francqui 3
1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium
Tel: +32 10 800 100
OpenWay Technologies Ltd
9 Archbishop Makarios III Avenue
Severis Building, 6th Floor
1065 Nicosia, Cyprus
Tel: + 357 22512255
OpenWay Systems Ltd
Level 5, Suite 2
Portomaso Business Tower
St. Julians, STJ 4011, Malta.
Tel: + 356 2137 18 68
OpenWay Holding Ltd
Level 5, Suite 2
Portomaso Business Tower
St. Julians, STJ 4011, Malta.
Tel: + 356 2137 18 68
OpenWay Italy Srl
Via Ceresio 7
20154 Milano, Italy.